Je ATS koppelen aan AI
Bijna elk Nederlands uitzendbureau werkt in Otys, Bullhorn, Carerix, Mysolution, Cockpit of Easyflex. De vraag is nooit of je dat systeem moet vervangen, want dat moet je niet. De vraag is of je er via de API omheen kunt bouwen zodat het werk dat je nu handmatig doet vanzelf gaat. Bij alle genoemde systemen kan dat, met verschillen in snelheid, kosten en rechten.
Wat een koppeling in de praktijk is
Een koppeling is niets meer dan een programma dat mag inloggen op je ATS zonder mens. Het haalt gegevens op (kandidaten, vacatures, plaatsingen, documenten), doet er iets mee, en schrijft het resultaat terug in een veld of als notitie. Je collega opent dezelfde kandidaat als altijd en ziet daar ineens een samenvatting van vijf regels staan.
Daarom is een koppeling zo veel praktischer dan een los AI-tool met een eigen inlog. Een los tool betekent een tweede systeem waar niemand in kijkt. Een koppeling betekent dat het werk verschijnt op de plek waar je team toch al is.
Per systeem, wat je kunt verwachten
Otys
Uitgebreide webservices, veel bureaus draaien er al maatwerk op. Let op welke modules in jouw licentie zitten, want de API-rechten volgen de modules.
Bullhorn
De best gedocumenteerde API van het stel, met een echte REST-interface en een developer-portaal. Je hebt wel API-credentials nodig die je moet aanvragen.
Carerix
Werkt met een REST-API waarmee je kandidaten, vacatures en documenten kunt lezen en schrijven. Vraag vooraf om de exacte veldnamen van jouw inrichting, want die verschillen per bureau.
Mysolution
Gebouwd op Salesforce, dus je erft de mogelijkheden en de rechtenstructuur van dat platform. Prettig, want daar is veel mee mogelijk zonder maatwerk.
Easyflex
Sterk in backoffice en verloning. Hier ligt de winst minder bij cv's en meer bij urenverwerking, documenten en controlelijsten.
Cockpit
Vraag na welke koppelvlakken je licentie geeft. Waar de API beperkt is, kun je vaak nog wel met geplande exports werken.
Vier dingen die je vooraf uitzoekt
- Geeft mijn licentie API-toegang, of moet ik daarvoor bijbetalen? Dit is de vaakst gemiste kostenpost.
- Mag ik schrijven of alleen lezen? Alleen lezen betekent dat resultaten ergens anders moeten landen, en dat kost draagvlak.
- Hoeveel verzoeken per uur mag ik doen? Bij grote bestanden bepaalt dat hoe je de eerste import inricht.
- Wie is bij ons de eigenaar van de velden? Zonder afspraak over veldgebruik vervuil je binnen twee maanden je eigen data.
Waar het meestal misgaat
Het gaat zelden mis op de techniek. Het gaat mis omdat het ATS half gevuld is. Als drie recruiters drie verschillende velden gebruiken voor beschikbaarheid, dan kan geen enkel model daar iets zinnigs mee. Ruim eerst een week op, dan bouw je in vier weken iets dat werkt.
Vuistregel: een koppeling die iets terugschrijft in je ATS wordt gebruikt. Een koppeling die een los rapport mailt, wordt na drie weken genegeerd.
Wat een koppeling kost
Een enkele koppeling met een afgebakend proces zit in de Nederlandse markt tussen de 2.500 en 9.000 euro eenmalig, met 150 tot 600 euro per maand aan beheer. Meerdere gekoppelde processen lopen richting 8.000 tot 20.000 euro. De verbruikskosten van de modellen zelf vallen mee en zitten vaak tussen de 15 en 80 euro per maand.
Reken vooral op onderhoud. API's veranderen, opdrachtgevers passen hun aanleverformat aan en mensen vertrekken. Zonder monitoring staat je koppeling binnen een half jaar stil zonder dat iemand het merkt.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn ATS vervangen om AI te gebruiken?
Nee. In vrijwel alle gevallen bouw je een laag om je bestaande systeem heen via de API. Een migratie kost maanden en levert op zichzelf geen tijdwinst op.
Hoelang duurt een eerste koppeling?
Een afgebakend proces staat meestal binnen vier tot zes weken live, inclusief testen met echte data en een paar weken meekijken daarna.
Wat als mijn ATS geen goede API heeft?
Dan werk je met geplande exports en imports. Minder elegant, maar voor rapportages, dossiercontrole en urenverwerking vaak ruim voldoende.
Blijft de data van kandidaten binnen Europa?
Dat is een keuze die je zelf maakt bij de inrichting. Vraag per aanbieder na waar de data staat, hoelang die bewaard wordt en of die gebruikt wordt om modellen te trainen.