Uren verwerken zonder overtypen
Urenverwerking is het duurste handwerk in een uitzendbureau en tegelijk het saaiste. Het is ook het proces waar automatisering het meest voorspelbaar werkt, omdat er niets over mensen wordt besloten. Je controleert cijfers tegen een planning, en dat kan een systeem beter volhouden dan een mens op vrijdagmiddag.
Alles komt anders binnen, en dat is prima
- Mail met een pdf van de opdrachtgever.
- Foto van een papieren briefje via WhatsApp.
- Excel in het format van de klant, elke klant net anders.
- Handmatige invoer door de flexkracht zelf.
Je hoeft niet iedereen in hetzelfde format te dwingen. Dat is meestal de reden dat een uniformeringsproject strandt. Laat het systeem de vertaling doen en houd het voor de klant zoals het was.
Alleen de afwijkingen naar een mens
De uren worden uitgelezen en vergeleken met de planning. Alles wat klopt loopt door naar de verloning. Alles wat afwijkt komt op een controlelijst met de reden erbij: meer uren dan gepland, ontbrekende dag, dubbele aanlevering, toeslag die niet past bij de dienst. Je backoffice kijkt nog naar tien regels in plaats van naar driehonderd.
Zet een grens op wat automatisch mag doorlopen. Bijvoorbeeld: afwijkingen tot vijftien minuten gaan door, daarboven altijd een mens.
Wat het oplevert
Bureaus die dit inrichten halen er meestal een halve tot hele dag per week uit, plus minder correcties achteraf en minder discussie met opdrachtgevers. Dat laatste is lastiger te becijferen maar wordt vaak als grootste winst genoemd, omdat facturen eerder kloppen.
Veelgestelde vragen
Wat als een foto onleesbaar is?
Dan komt die op de controlelijst met de melding dat hij niet te lezen was. Het systeem gokt niet.
Kan dit koppelen met mijn verloningspakket?
Meestal wel via de API of via een gecontroleerde import. Bij Easyflex en vergelijkbare pakketten is dit een van de meest gevraagde koppelingen.
Hoe zwaar is dit om te bouwen?
Zwaarder dan de meeste andere processen, omdat er veel varianten zijn. Reken op zes tot acht weken, maar ook op de hoogste tijdwinst.